Comment organiser un voyage d’entreprise à moindre coût : 7 conseils pour réduire les coûts

Si vous êtes employé d’une entreprise, vous savez probablement combien de temps et d’énergie sont consacrés à la planification d’un voyage d’affaires. Avec le nombre croissant d’entreprises qui essaient de réduire les coûts en voyageant en groupe, il n’est pas étonnant que les employés redoutent souvent l’idée d’un autre voyage d’entreprise. Mais, même si votre patron peut sembler être un vieux grincheux lorsqu’il distribue un itinéraire et demande à chacun de s’inscrire pour ses vols, ses hôtels et ses activités, les activités de renforcement de l’esprit d’équipe peuvent être vraiment bénéfiques. En fait, ces voyages sont l’un des meilleurs moyens pour les employés d’apprendre à mieux se connaître sur un plan personnel. Donc, si vous redoutez l’idée d’un nouveau voyage d’entreprise mais que vous souhaitez en tirer des bénéfices, voici quelques conseils pour organiser un voyage d’entreprise à moindre coût.

Planifiez le voyage le plus tôt possible

Plus vous commencez tôt à chercher des vols et des hôtels, plus vous avez de chances de trouver de bonnes affaires. Et plus vous réservez tôt, plus vos options seront flexibles.

La plupart des vols sont moins chers si vous les réservez 6 à 8 semaines avant votre voyage, tandis les hôtels sont moins chers si vous les réservez 12 à 18 semaines avant votre voyage. Dans le cas contraire, vous risquez de ne plus trouver d’offres ou de payer beaucoup plus que nécessaire.

Pour vous aider dans la planification d’un voyage d’entreprise, prenez contact avec VOYAGE ATTITUDE. Son équipe peut aussi prendre en charge l’organisation de croisières, d’excursions sur mesure, de séjours linguistiques, de voyages à thème, etc.

Séjournez en groupe (mais réservez votre propre chambre)

Si votre entreprise insiste pour que tout le monde réserve une chambre dans le même hôtel, pensez à bien réserver votre propre chambre. Mais souvent, les entreprises divisent leur groupe en deux moitiés et réservent deux hôtels différents. Si vous réservez auprès d’une agence de voyage en ligne, vous pouvez demander à l’agent de vous placer dans le même établissement que vos collègues.

Vous pouvez également rechercher des hôtels qui offrent des petits-déjeuners gratuits à leurs clients. Cela vous permettra d’économiser de l’argent.

Recherchez les meilleures offres

Il existe de nombreux sites de réservation de voyages sur lesquels vous pouvez rechercher des offres, filtrer en fonction des dates auxquelles vous souhaitez voyager et trouver le meilleur prix pour la destination choisie.

Il existe également plusieurs façons de trouver les meilleures offres. Vous pouvez par exemple rechercher des codes qui offrent des réductions sur les hôtels, essayer d’enchérir sur Priceline ou utiliser un service comme Hotels Combined.

Vous pouvez également utiliser une extension comme Honey afin de trouver des coupons pour les hôtels et les vols. Il existe aussi des sites Web spécialisés dans la recherche de coupons pour les dépenses liées aux voyages, mais il est important de s’assurer que ces sites sont légitimes.

S’efforcez de trouver des offres avec activités incluses

Pour organiser un voyage d’entreprise à moindre coût, optez pour une offre incluant déjà des activités. Vous devez généralement les trouver sur votre itinéraire de voyage. De temps en temps, vous pouvez choisir les activités à effectuer pendant votre séjour. Mais parfois, les activités sont déjà imposées par l’organisateur de votre voyage.

Séjournez dans un logement à proximité

Si votre entreprise vous réserve un hôtel éloigné de vos activités quotidiennes et de la ville elle-même, vous pouvez essayer d’en trouver un à proximité. Vous pouvez soit essayer de négocier avec l’hôtel, soit trouver un établissement proche et moins cher en ligne et le suggérer à votre entreprise.

Il existe également des sites web spécialisés dans la réservation de logements à proximité. Vous pouvez y trouver des hôtels, des auberges et d’autres options d’hébergement moins chères et plus proches de l’endroit où vous devez vous rendre.

Les entreprises réservent souvent des hôtels du fait c’est facile et qu’elles savent à quoi s’attendre. Cependant, réserver un hébergement à proximité peut être un excellent moyen d’économiser de l’argent et de profiter davantage de votre voyage.

Essayez d’apporter vos propres collations/repas

Si vous êtes en voyage d’affaires, il y a de fortes chances que votre entreprise vous fournisse des collations et/ou des repas entre vos activités. Toutefois, si vous ne voulez pas manger ce qu’ils vous proposent, essayez d’apporter des en-cas avec vous.

Si vous prenez l’avion, vous pouvez essayer d’emporter de petits en-cas (autorisés à bord) et privilégiez ceux qui peuvent se conserver un certain temps sans réfrigération.

Si vous conduisez, vous pouvez essayer d’emporter des en-cas faciles à préparer. Vous pouvez également rechercher des épiceries ou des stations-service qui en vendent bon marché près de votre destination.

Ne vous surchargez pas

Si votre entreprise prévoit de nombreuses activités par jour, veillez à ne pas trop vous surcharger. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les activités proposées, vous pouvez toujours suggérer des alternatives.

Bref, en suivant ces conseils mentionnés ci-dessus, vous pouvez bénéficier d’une organisation de voyage d’entreprise à moindre coût.